interne kontroller er defineret som en proces designet til at modvirke svig, beskytte virksomhedens ressourcer og sikre overholdelse af love og bestemmelser. Interne kontroller er kun effektive, hvis de bestemmes af det medicinske kontors særlige behov, implementeres, overvåges og måles for at sikre, at de fungerer som planlagt.
Det medicinske kontor skal tage en proaktiv tilgang til at forebygge og opdage ansvarsforbrydelser ved at have en politik vedrørende intern kontrol. Forebyggelse og afsløring spiller en meget vigtig rolle i enhver intern kontrolproces ved at minimere en vis grad af risiko.
1 Hiring Practices
Ansættelse af det bedste medicinsk kontor personale er en effektiv måde at styrke en intern kontrol proces. Ansættelse personale, der er kompetent, troværdig og pålidelig ved grundigt prescreening kandidater er bare god forretningssans. Baggrundskontrol og reference kontrol er nemme måder at udrydde eventuelle dårlige æbler og afskrække visse personer fra at søge om jobbet.
Selv om tidligere arbejdsgivere ikke har lov til at give andre oplysninger end beskæftigelsesstatus og berettigelse til rehire, kan du anmode om, at ansøgerne giver kontaktoplysninger til tidligere tilsynsførende eller kollegaer for at få mere detaljerede oplysninger. Baggrundskontrol, herunder kreditkontrol, giver også oplysninger om en ansøgers personlige historie.
2Separation af pligter
Adskilte opgaver forhindrer en medarbejder i at have ansvaret for flere transaktioner, der involverer håndtering af finanser. Når en medarbejder skal håndtere penge, bør der være en person, der tillader visse transaktioner, en anden person, der er ansvarlig for behandlingen, og en anden til at forene og registrere. Dette sikrer, at ingen personer kan udføre nogen opgave, der ikke er registreret eller gennemgået af en anden person.
Separation af pligter gør det svært for enhver mængde penge at gå tabt, uanset om det er på receptionen niveau eller det administrative niveau af det medicinske kontor. Når medarbejderne ved, at hver proces spores og overvåges, tilskynder den til nøjagtighed og ærlighed i at udføre opgaver.
3Documentation
Hver finansiel transaktion skal have et papirspor. Dokumentation handler ikke kun om at skrive eller dokumentere handlinger, men også at holde kopier af alle regnskaber som fakturaer og betalingsoverførsler. Medarbejdere bør gøres opmærksomme på at aldrig udføre en transaktion baseret på en verbal anmodning.
Gyldig dokumentation omfatter officielle medicinske kontormeddelelser, brevpapir eller fakturaer og skal godkendes ved underskrift, når det er nødvendigt. Kontrol skal altid have en faktura, ligesom der skal tilbagesendes, pengeoverførsler eller betalingsbidrag. Kontanter skal kun accepteres, aldrig udleveret, medmindre man giver tilbage patientens forandring. Kasseindstilling skal også dokumenteres i begyndelsen og slutningen af hvert skift.
4Fysiske og elektroniske sikkerhedsforanstaltninger
Brug af pengeskabe, alarmsystemer, kameraer og låse kan hjælpe det medicinske kontor til sikring af data, lagerbeholdninger, aktiver og penge.
1. Hold alle pengeskabe, checks og kvitteringsbøger låst i et pengeskab med begrænset adgang fra det medicinske kontors personale. Kombinationer bør ændres regelmæssigt. 2. Har alarmsystemer på plads til efterfølgende timer og ikke-operationelle dage.
3. Kameraer kan placeres ved hver indgang og udgang, receptionen og rettet mod sikkerheden.
4. Hold dørene til forsyningsrummet og / eller apotekskabinet låst til enhver tid og tillader kun adgang til bestemte områder efter behov.
Elektroniske sikkerhedsforanstaltninger omfatter brug af adgangskoder og begrænsning af adgang til autoriseret personale.
5Monitoring Operations
Enhver intern kontrol proces ville være ufuldstændig uden en måde at overvåge operationer på. Intern kontrol overvågning indebærer gennemgang af den daglige drift for at sikre, at processerne fungerer korrekt.
1. Kontantafstemning
2. Konto eller diagramrevision
3. Verifikation ved sammenligning af rapporter
4. Regelmæssig opgørelseskontrol
At holde øje med alle processer er afgørende, men først og fremmest skal en medicinsk kontorchef:
1. Etablere regler og mål
2. Kommuniker dem til alle medarbejdere
3. Giv feedback med jævne mellemrum
