Det medicinske kontor står konstant over for mange udfordringer. Den medicinske kontorchefs job er at identificere dem og forstå de nødvendige skridt til gennemførelse af vellykkede strategier.
1 Forberedelse til ændring
Uanset om det er velkommen eller ej, er forandring uundgåelig, især i sundhedssektoren. Det er vigtigt at være forberedt på ændringer, der måtte komme, som kunne være teknologi, overholdelse eller for at imødekomme dine patients krav. Uanset hvad der ændrer dine medicinske kontoroplevelser, er den vigtigste betydning for disse ændringer, hvordan du reagerer på det.
Medicinske kontoradministratorer skal være klar og i stand til at identificere muligheder for forandring, der vil øge kontorets effektivitet og effektivitet. Det er vigtigt at holde sig ajour med sundhedstendenser for finansiel, compliance og fremtidig planlægning.
2 Overgang til 5010
Selv om datoen er gået for alle udbydere, hospitaler og betalere at konvertere fra Version 4010 standarder til elektroniske sundhedstransaktioner til Version 5010 til elektroniske krav, er overgangen langt fra over. Faciliteter over hele landet oplever mange udfordringer i at komme tilbage til "normerne" for fakturering og kodning. At få rene krav udbetalt vil tage tid, fordi det bare er sagt – ingen af os vidste præcis, hvad vi stod overfor.
Det vigtigste skridt du kan gøre er at identificere hvert problem, som det opstår. Uanset om du har din egen it-afdeling, eller du skal kontakte din fakturaudbyder, skal du være klar med eksempler på, hvad dine billister oplever for at få tingene rettet. Desværre er der ingen hurtig løsning, men opholder sig oven på disse "bugs" vil tjene dig godt i det lange løb.
3 Beskyttelse af patientens privatliv
Alle sundhedsudbydere har et ansvar for at holde deres personale uddannet og informeret om HIPAA overholdelse. Uanset om forsætlig eller utilsigtet uautoriseret offentliggørelse af PHI betragtes som en overtrædelse af HIPAA. Her er 5 tips til at undgå at krænke HIPAA:
- Sundhedsvæsenet bør være meget forsigtig med at afholde sig fra at videregive oplysninger gennem rutinemæssig samtale. Dette kan let gøres ved at nævne en tredjepart noget tilsyneladende ubetydeligt, som siger, at John Smith havde et kontorbesøg i dag.
- Diskutere patientinformation i ventede områder, gange eller elevatorer bør være strengt off limits. Følsom information kan overhøres af besøgende eller andre patienter. Sørg også for at holde patientjournaler ud af områder, der er tilgængelige for offentligheden.
- PHI bør aldrig bortskaffes i skraldespanden. Ethvert dokument kastet i skraldespanden er åbent for offentligheden og derfor et brud på oplysninger. Brug en ekstern service, der specialiserer sig i korrekt bortskaffelse af PHI.
- Gossip er særlig svært at kontrollere. Derfor er det vigtigt, at adgangen til information er strengt begrænset til medarbejdere, hvis job kræver disse oplysninger. Denne type overtrædelse kan være særligt skadelig for din organisations ry, især i små samfund, hvor "alle kender alle".
- Det er strengt forbudt at sælge patientlister eller udlevere PHI til tredjeparter til markedsføringsformål uden forudgående tilladelse fra patienten. Husk, at udlevering af patientoplysninger kun skal nås med henblik på at yde kvalitetspleje.
4 Infektionskontrol
Forebyggelse af spredning af smitsomme sygdomme er hovedmålet med infektionskontrol i det medicinske kontor. Som vi alle ved, er korrekt håndvask den mest effektive måde at forhindre spredning af infektioner, men håndvask alene kan ikke gøre jobbet. Patienter og personale kan hjælpe med at:
- Holde sig ajour med immuniseringer, herunder influenzeskuddet.
- Brug korrekt hygiejne ved hoste og nysen.
- Følg de rette retningslinjer ved håndtering af blod og andre kropsvæsker.
- Brug passende personlige værnemidler (PPE), når det er relevant
Det vigtigste skridt, som det medicinske kontor kan tage for at forhindre spredning af smitsomme sygdomme, er ved at tilføje håndfri eller håndfri produkter, der fremmer patientsikkerhed og sikrer beskyttelse af patienter og personale.
5 Udestående krav
Uanset om dine medicinske påstande faktureres elektronisk eller papir faktureres via post, er det afgørende, at dit lægekontorpersonal opfølgning med forsikringsselskaberne for at opnå fordringsstatus. Når regningen er modtaget af forsikringsselskabet, behøver du ikke at være barmhjertig for at blive betalt rettidigt.
Afhængigt af din faktureringsmetode skal du forvente at modtage betaling i så lidt som 15 dage. Hvis dine forsikringsydelser er gennemsnitlige en vendingstid på mere end 30 dage fra det tidspunkt, hvor dine regninger sendes ud, indtil du modtager betaling, skal dit kontor udvikle en proces til opfølgning af krav. Opfølgning på status for dine krav kan helt sikkert forbedre dine kundefordringsdage.
6 Intern kontrol
Intern kontrol er defineret som en proces designet til at modvirke svig, sikre virksomhedens ressourcer og sikre overholdelse af love og regler. Interne kontroller er kun effektive, hvis de bestemmes af det medicinske kontors særlige behov, implementeres, overvåges og måles for at sikre, at de fungerer som planlagt.
Det medicinske kontor skal tage en proaktiv tilgang til at forebygge og opdage ansvarsforbrydelser ved at have en politik vedrørende intern kontrol. Forebyggelse og afsløring spiller en meget vigtig rolle i enhver intern kontrolproces ved at minimere en vis grad af risiko.
