Medicinske kontormedarbejder møder kan være ret effektive, hvis de anvendes på en effektiv og produktiv måde. Møder er en god form for kommunikation for hele øvelsen og bør afholdes regelmæssigt. Når møder planlægges ugentligt, hver anden uge eller endda månedligt, kan ledere og medarbejdere rettidigt tage stilling til problemer inden for kontoret.
Mange gange møder kan blive ineffektive, når der ikke er nok planlægning involveret til at imødekomme tidsbegrænsninger eller de fremlagte oplysninger ikke er ordentligt organiseret. Her er flere måder, du kan være vært for mere effektive medicinske kontormøder.
1Dagsorden
Udvikling af en standard dagsorden giver dig mulighed for at adressere centrale emner på hvert møde i rækkefølge af betydning. Dette gør det muligt for hvert møde at flyde glat og holde på emnet med tilstrækkelig tid til at diskutere alle de vigtigste emner. Mange gange møder vil gå over den planlagte tid, men dit møde kan ende i tide, så længe de vigtige spørgsmål behandles.
Et typisk møde dagsorden indeholder:
- Velkommen og introduktion
- Fravær
- Protokoller fra det foregående møde
- Problemer der hidrører fra det foregående møde
- Liste over emner, der skal drøftes i rækkefølge af betydning
- Enhver virksomhed, der tillader medarbejdere at hente andre emner
- Eventuel ny virksomhed til næste møde
- Tæt på mødet
På listen over varer skal du inkludere standardartikler, der skal behandles på hvert møde. Disse kan være infektionskontrol, HIPAA og økonomiske mål.
Se efter tilbagevendende elementer fra tidligere dagsordener, som f.eks. Påstand om afslag, lange ventetider og problemer med patienttilfredshed.
2Frekvens og længde af tid for at imødekomme patientbehov
Frekvensen og længden af kontormøder er afhængige af flere faktorer. På grund af tidsbegrænsningerne på det medicinske kontor bør møderne ikke forstyrre patientpleje.
Den bedste tid til at planlægge et møde ville være efter timer eller i løbet af en langsom periode på dagen. På denne måde ville mødet få eller ingen afbrydelser og kan begynde og slutte i tide. Et ugentligt eller månedligt personale møde, der ikke varer mere end en time, ville være mere praktisk.
Nogle ledere vil måske også mødes en gang om måneden med mindre grupper eller individuelle medarbejdere til at behandle mere specifikke emner. Dette er et vigtigt skridt, der ofte er ude af mødeplaner. Mindre grupper eller individuelle møder tillader folk at hente eller diskutere emner, som de måske ikke er villige til at tale om foran en større gruppe. Ledere kan også bruge dette som en mulighed for at diskutere fortrolige problemer med medarbejdere uden at nogen føler sig udpeget.
3Discuss elementer af betydning i den medicinske indstilling
Selv om hvert kontor er anderledes, er dynamikken i det medicinske kontor meget likt i naturen. Visse emner bør berøres på hvert møde for at sikre, at dit medicinske kontor opretholder overholdelse af statslige og føderale retningslinjer.
- HIPAA: Alle sundhedsudbydere har et ansvar for at holde deres personale uddannet og informeret om HIPAA overholdelse. Uanset om forsætlig eller utilsigtet uautoriseret offentliggørelse af PHI betragtes som en overtrædelse af HIPAA. Påmind dine medarbejdere hvert møde om vigtigheden af at undgå offentliggørelse af oplysninger gennem rutinemæssig samtale; diskuterer patientinformation i ventepunkter, gange eller elevatorer korrekt bortskaffelse af PHI og adgang til information er strengt begrænset til medarbejdere, hvis job kræver disse oplysninger.
- Infektionskontrol: Forebyggelse af spredning af smitsomme sygdomme er hovedmålet med infektionskontrol i det medicinske kontor. Som vi alle ved, er korrekt håndvask den mest effektive måde at forhindre spredning af infektioner på. Dog håndvask alene kan ikke gøre jobbet. Venlige påmindelser vil gå langt i at sikre, at personale og patienter forbliver sikre.
- Finansielle mål: Succesen for enhver sundhedsfacilitet afhænger af styrken af det medicinske kontorets finansielle politik og hvordan kontoret udfører sine økonomiske mål. At holde personalet informeret om, hvor godt eller dårligt kontoret udfører, er en måde at fortsætte med at udføre godt eller forbedre. Kontorets finansielle status er lige så vigtig for personalet, fordi de ved, at så længe kontoret fungerer godt økonomisk, kan deres sikrere de føle sig i deres job.
